Privacyverklaring van TicketPilot
Versie van 5 november 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
TicketPilot wordt uitgebaat door Flatiron bv, Pater Kenislaan 23, 2970 Schilde, België, ondernemingsnummer 0544.569.777. Voor vragen over je gegevens bereik je ons via support@ticketpilot.be.
Op TicketPilot zijn er twee verantwoordelijken, elk voor hun eigen deel:
- TicketPilot is verantwoordelijk voor de werking van het platform: de accounts van organisatoren, de beveiliging, de klantendienst over het platform, en de e-mails die het platform verstuurt.
- De organisator van een event is verantwoordelijk voor de gegevens van de kopers en deelnemers van zijn event. TicketPilot verwerkt die gegevens in zijn opdracht. Voor vragen over wat een organisator met je gegevens doet, kan je de organisator rechtstreeks contacteren.
2. Welke gegevens verwerken we?
Als je tickets koopt
- je voornaam, naam en e-mailadres;
- je bestelling: het event, de tickets, de bedragen, een eventuele kortingscode, en de naam op elk ticket;
- de status van je betaling en de gebruikte betaalmethode. Je kaart- of rekeninggegevens verwerkt enkel Mollie; die komen nooit bij ons terecht;
- of je nieuws van de organisator wil ontvangen;
- wanneer je ticket aan de ingang gescand werd;
- je taalkeuze.
Als je organisator bent
- je naam en e-mailadres, en de gegevens van je organisatie (naam, adres, ondernemingsnummer, btw-nummer, e-mailadressen);
- de koppeling met je Mollie-account: je organisatie-ID en profiel bij Mollie, de status van je goedkeuring, en de toegangssleutels (versleuteld bewaard).
Als je ons contacteert
- je naam, je e-mailadres en je bericht.
Technische gegevens
- je IP-adres, enkel om misbruik te beperken (bijvoorbeeld te veel bestellingen of aanvragen kort na elkaar). Dat wordt hooguit een uur bijgehouden;
- noodzakelijke cookies: een sessiecookie (om ingelogd te blijven), een beveiligingscookie tegen vervalste formulieren, en een cookie met je taalkeuze. We gebruiken geen cookies voor statistieken of reclame;
- de scan-app aan de ingang bewaart op het toestel van de organisator een lijst met versleutelde ticketcodes, zodat ze ook zonder internet werkt.
3. Waarom en op welke grond?
- Je bestelling uitvoeren: tickets reserveren, de betaling verwerken, je tickets en de link naar je bestelling mailen, en je ticket controleren aan de ingang. Grond: de uitvoering van de overeenkomst.
- Je op de hoogte brengen bij een annulatie of wijziging van het event. Grond: de uitvoering van de overeenkomst.
- Het platform beveiligen en fraude tegengaan, onder meer met de screening van organisatoren. Grond: ons gerechtvaardigd belang.
- Vragen beantwoorden die je via het contactformulier of per e-mail stelt. Grond: ons gerechtvaardigd belang, of de uitvoering van de overeenkomst.
- Nieuws van de organisator: enkel als je dat bij je bestelling aanvinkte. Grond: je toestemming, die je altijd kan intrekken.
- Boekhouding en facturatie van de servicekost aan organisatoren. Grond: een wettelijke verplichting.
We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame van andere partijen.
4. Met wie delen we je gegevens?
- De organisator van het event waarvoor je tickets kocht: je naam, je e-mailadres, je tickets, het betaalde bedrag, en of je nieuws van hem wil ontvangen.
- Mollie B.V. (Nederland): voor de betalingen.
- Hetzner Online GmbH: de servers van TicketPilot, in een datacenter in Finland.
- Brevo (Sendinblue SAS) (Frankrijk): het versturen van de e-mails van het platform.
- Fastmail: de mailbox waarin we e-mails aan support@ticketpilot.be ontvangen. Fastmail is gevestigd buiten de Europese Unie; de doorgifte gebeurt met de waarborgen die de AVG vereist, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Odoo: de facturatie van de servicekost aan organisatoren (enkel gegevens van organisatoren).
- Overheden, enkel als de wet ons daartoe verplicht.
5. Hoe lang bewaren we je gegevens?
- Bestellingen en tickets: tot twee jaar na het event, daarna verwijderd of anoniem gemaakt.
- Gegevens die we voor de boekhouding moeten bijhouden (zoals facturen aan organisatoren): tien jaar, zoals de wet voorschrijft.
- Berichten via het contactformulier: 180 dagen.
- IP-adressen voor de bescherming tegen misbruik: hooguit een uur.
- Accounts van organisatoren: zolang de organisatie actief is, en daarna tot het einde van de bewaartermijnen hierboven.
- Back-ups: dertig dagen.
6. Hoe beveiligen we je gegevens?
Alle verbindingen zijn versleuteld (https). De link naar je bestelling bevat een lange, willekeurige code die niet te raden is, en de pagina's met die link worden niet in zoekmachines opgenomen. Toegangssleutels voor Mollie bewaren we versleuteld. Enkel bevoegde personen hebben toegang tot de gegevens, en we maken elke dag een back-up.
7. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te kijken, te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, en je gegevens te ontvangen in een gangbaar formaat. Gaf je toestemming, dan kan je die altijd intrekken. Stuur daarvoor een e-mail naar support@ticketpilot.be. Gaat het over de gegevens bij een organisator, dan bezorgen we je vraag aan die organisator.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
8. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De datum bovenaan toont wanneer ze het laatst gewijzigd werd.