Algemene voorwaarden van TicketPilot

Versie van 5 november 2026

1. Wie zijn we?

TicketPilot is een online platform waarop organisatoren tickets voor hun events verkopen. Het platform wordt uitgebaat door Flatiron bv, Pater Kenislaan 23, 2970 Schilde, België, ondernemingsnummer 0544.569.777, btw BE0544.569.777 (hierna "TicketPilot", "we" of "ons"). Je bereikt ons via support@ticketpilot.be.

2. Begrippen

Platform: de website TicketPilot en de bijhorende diensten, zoals de scan-app.
Organisator: de vereniging, onderneming of persoon die een event organiseert en er via het platform tickets voor verkoopt.
Koper: wie via het platform tickets bestelt.
Deelnemer: wie met een ticket een event bijwoont. Dat kan de koper zijn of iemand anders.
Servicekost: de vergoeding van TicketPilot voor het gebruik van het platform.

3. De rol van TicketPilot

TicketPilot is een tussenpersoon. De overeenkomst over het event (de toegang, het programma, de locatie, de datum en de prijs van het ticket) komt tot stand tussen de koper en de organisator. De organisator is verantwoordelijk voor het event en voor de juistheid van de informatie die hij op het platform plaatst.

Betalingen verlopen via onze betaalpartner Mollie, rechtstreeks op de betaalrekening van de organisator. TicketPilot ontvangt enkel de servicekost en beheert geen gelden van kopers of organisatoren.

Deel A — Voor kopers

4. Bestellen

Je bestelt zonder account. Je vult je voornaam, naam en e-mailadres in. Zorg dat die juist zijn: je tickets en de link naar je bestelling komen op dat e-mailadres.
Tijdens het afrekenen houden we de gekozen tickets 15 minuten voor je vast. Betaal je niet binnen die tijd, dan komen ze weer vrij.
Je bestelling is definitief zodra de betaling bevestigd is. Je krijgt dan een e-mail met een persoonlijke link naar je bestelling en je tickets.
Die link is geheim: wie hem heeft, kan je tickets bekijken. Deel hem dus niet. Ben je hem kwijt, dan kan je op het platform een nieuw overzicht naar je e-mailadres laten sturen.
De organisator kan een maximum aantal tickets per bestelling of per persoon instellen.

5. Prijzen en betalen

Op de pagina van het event zie je vóór je bestelt de totale prijs, inclusief btw en inclusief de servicekost als die door de koper betaald wordt.
Kortingscodes worden toegepast zoals de organisator ze instelde, binnen hun geldigheid en het maximum aantal keer dat ze gebruikt mogen worden.
Je betaalt via Mollie met een van de betaalmethodes die de organisator aanbiedt, zoals Bancontact of een betaalkaart. Je betaalgegevens komen nooit op de servers van TicketPilot.

6. Tickets en toegang

Elk ticket heeft een eigen QR-code en geeft eenmalig toegang. Bij de ingang wordt het ticket gescand; een ticket dat al gescand werd, is niet meer geldig.
Kopieer of verspreid je tickets niet. Wie eerst met een (kopie van een) ticket binnenkomt, gebruikt het. TicketPilot en de organisator zijn niet verantwoordelijk als iemand anders je ticket gebruikt omdat je het deelde.
De organisator kan de toegang weigeren bij een ongeldig of al gebruikt ticket, of op grond van zijn eigen huisregels.

7. Geen herroepingsrecht

Tickets voor een event op een vaste datum vallen onder de uitzondering op het herroepingsrecht voor diensten in verband met vrijetijdsbesteding (artikel VI.53, 12° van het Wetboek van economisch recht). Je kan een bestelling dus niet zomaar annuleren of terugsturen nadat ze betaald is.

8. Annulatie of wijziging van een event

Wordt het event geannuleerd, dan krijg je de volledige prijs terugbetaald, inclusief de servicekost.
Wordt het event uitgesteld of ingrijpend gewijzigd (bijvoorbeeld een andere datum of locatie), dan beslist de organisator of je tickets geldig blijven. In dat geval krijg je de kans om binnen een redelijke termijn terugbetaling te vragen als de nieuwe regeling je niet past.
De terugbetaling gebeurt door de organisator, via dezelfde betaalmethode als waarmee je betaalde. TicketPilot verwittigt de kopers per e-mail.

9. Doorverkoop

Volgens de Belgische wet van 30 juli 2013 is het verboden om tickets voor events door te verkopen tegen een hogere prijs dan de oorspronkelijke prijs. Tickets die in strijd daarmee worden aangeboden of doorverkocht, kunnen ongeldig verklaard worden.

10. Vragen en klachten

Heb je een vraag over het event zelf, neem dan contact op met de organisator via het contactformulier op de pagina van het event. Voor vragen over je bestelling, je tickets of het platform kan je terecht bij support@ticketpilot.be. Komen we er samen niet uit, dan kan je je wenden tot de Consumentenombudsdienst (consumentenombudsdienst.be).

Deel B — Voor organisatoren

11. Organisatie en screening

Je maakt een organisatie aan met juiste en volledige gegevens en houdt ze up-to-date. Je bent verantwoordelijk voor wie je als lid van je organisatie toevoegt.
TicketPilot kan een organisatie of een event weigeren, beperken of blokkeren bij misbruik, fraude, een vermoeden daarvan, of als de regels in deze voorwaarden niet gevolgd worden. Nieuwe organisatoren kunnen tot een bepaald bedrag verkopen, tot ze de status "vertrouwd" krijgen.

12. Betalingen via Mollie

Om betaalde tickets te verkopen, koppel je je eigen Mollie-account aan TicketPilot. Daarvoor gelden ook de voorwaarden van Mollie, en Mollie beslist over de goedkeuring van je account.
Betalingen van kopers komen op jouw Mollie-account; jij bent de verkoper van de tickets. Mollie houdt bij elke betaling de servicekost van TicketPilot in (als "application fee"). De transactiekosten van Mollie zijn voor jou.
Terugbetalingen en betwiste betalingen (chargebacks) gebeuren vanaf jouw Mollie-account en zijn voor jouw rekening.

13. Jouw verplichtingen

Je organiseert het event zoals je het aankondigde en beschikt over de nodige vergunningen, verzekeringen en rechten.
De informatie over het event en de prijzen is juist en volledig. Prijzen zijn inclusief btw. Je bent zelf verantwoordelijk voor je btw- en andere fiscale verplichtingen.
Annuleer je het event, dan betaal je alle kopers volledig terug, inclusief de servicekost. De servicekost blijft in dat geval verschuldigd aan TicketPilot. Stel je het event uit of wijzig je het ingrijpend, dan bied je de kopers de mogelijkheid tot terugbetaling, zoals beschreven in artikel 8.
Je beantwoordt vragen van kopers over het event binnen een redelijke termijn.

14. Persoonsgegevens van deelnemers

Voor de gegevens van de kopers en deelnemers van jouw events ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. TicketPilot verwerkt die gegevens in jouw opdracht als verwerker, volgens de verwerkersafspraken in bijlage 1.
Je gebruikt die gegevens enkel voor communicatie over het event waarvoor de tickets gekocht werden. Voor marketing gebruik je ze enkel als de koper daar bij zijn bestelling uitdrukkelijk voor koos.
Je beveiligt de gegevens die je downloadt (zoals de deelnemerslijst) en bewaart ze niet langer dan nodig.

15. Servicekost en facturatie

De servicekost hangt af van het feeplan van je organisatie en wordt vóór de verkoop getoond. Je kiest per event of de koper of jijzelf de servicekost draagt. TicketPilot bezorgt je voor de servicekost een factuur.

Deel C — Algemeen

16. Aansprakelijkheid

TicketPilot is niet verantwoordelijk voor het event zelf, voor de inhoud die organisatoren op het platform plaatsen, of voor de uitvoering van de overeenkomst tussen koper en organisator.
We doen ons best om het platform goed te laten werken, maar kunnen niet garanderen dat het altijd en zonder onderbreking beschikbaar is.
Voor zover de wet het toelaat, is de aansprakelijkheid van TicketPilot beperkt tot het bedrag van de servicekost van de betrokken bestelling. Die beperking geldt niet bij opzet of zware fout, en doet geen afbreuk aan de rechten die consumenten volgens de wet hebben.

17. Intellectuele eigendom

Het platform, de software en de vormgeving van TicketPilot zijn eigendom van Flatiron bv. Organisatoren blijven eigenaar van de teksten en beelden die ze plaatsen, en geven TicketPilot het recht om die te tonen voor de verkoop van hun tickets.

18. Wijzigingen

We kunnen deze voorwaarden wijzigen. De versie die gold op het moment van je bestelling blijft van toepassing op die bestelling. Organisatoren verwittigen we vooraf per e-mail over belangrijke wijzigingen.

19. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, onverminderd de rechten van consumenten om zich tot de rechter van hun woonplaats te wenden.

Bijlage 1 — Verwerkersafspraken (voor organisatoren)

Onderwerp: TicketPilot verwerkt in opdracht van de organisator de gegevens van kopers en deelnemers (voornaam, naam, e-mailadres, bestel- en ticketgegevens, scangegevens) om tickets te verkopen, te bezorgen en te controleren.
Instructies: TicketPilot verwerkt de gegevens enkel voor die doeleinden en volgens de instructies van de organisator, tenzij de wet iets anders oplegt.
Vertrouwelijkheid en beveiliging: enkel bevoegde personen hebben toegang; TicketPilot neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleutelde verbindingen, toegangsbeperking en back-ups.
Subverwerkers: de organisator geeft toestemming voor de subverwerkers die in de privacyverklaring staan (hosting, e-mail, betalingen). TicketPilot meldt nieuwe subverwerkers vooraf.
Bijstand: TicketPilot helpt de organisator bij verzoeken van betrokkenen (zoals inzage of verwijdering) en meldt een datalek dat de gegevens van de organisator treft zonder onredelijke vertraging.
Einde: na het einde van de samenwerking verwijdert TicketPilot de gegevens volgens de bewaartermijnen in de privacyverklaring, tenzij de wet langer bewaren oplegt.